管理組合の予算は、毎年の総会で承認される重要な資料です。しかし、初めて理事になった人にとっては、どの数字を見て作るのか分かりにくいことがあります。
管理組合の予算は、前年度実績、今年度見込み、契約額、修繕予定、管理費収入をもとに作ります。管理会社任せにせず、理事会で増減理由を確認し、住民に説明できる形に整えることが大切です。
予算作成では、まず前年度の決算書と今年度の支出見込みを確認します。管理委託費、清掃費、点検費、保険料、電気代、水道代、修繕費、雑費など、項目ごとに見ます。
前年と同じ金額を並べるだけでは、実態に合わない予算になることがあります。電気代や保険料が上がっている、設備点検の契約内容が変わった、臨時修繕が増えているなど、増減理由を確認します。
管理会社が予算案を作る場合でも、理事会は主要項目を確認します。特に金額が大きい項目、前年から変化がある項目、住民から質問されそうな項目は説明できるようにしておきます。
管理組合の予算では、管理費収入、修繕積立金収入、駐車場使用料、専用使用料などの収入を整理します。滞納がある場合は、見込み収入と実際の入金にずれが出ることがあります。
支出は、日常管理に使う費用と、修繕に関する費用を分けて見ると分かりやすくなります。管理費会計と修繕積立金会計が分かれている場合は、どちらから支出するかを確認します。
予備費をどの程度見るかも理事会で確認します。予備費が大きすぎると説明しにくく、少なすぎると小さな修繕にも対応しにくくなることがあります。
予算には、翌年度に予定している修繕や契約更新を反映します。消防設備点検、エレベーター保守、清掃契約、保険更新、小修繕、調査費用など、予定が分かっているものを漏れなく確認します。
大規模修繕や長期修繕計画に関わる支出は、修繕積立金会計との関係を確認します。調査費、設計費、工事費など、どの年度にどの程度発生するかを見通します。
理事会では、前年予算、前年実績、次年度予算案を並べた比較表を作ると説明しやすくなります。増減がある項目には理由をメモしておきます。
予算案は総会で承認を受けることが一般的です。総会資料では、細かい数字だけでなく、主な増減理由、重点的に使う費用、修繕予定を分かりやすく示します。
質問が出やすいのは、管理委託費、修繕費、保険料、電気代、予備費などです。理事会で想定質問を整理し、管理会社に確認が必要なものは事前に回答をもらいます。
予算は一度作って終わりではありません。年度途中で大きな支出が発生した場合は、理事会で記録し、次年度予算に反映します。継続的に見直すことで、管理組合の会計が分かりやすくなります。
管理組合の予算は、前年度実績、収入見込み、契約更新、修繕予定をもとに作ります。理事会では増減理由を確認し、総会で説明できる比較表やメモを残しておくことが大切です。
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予算作成や収支管理の手間を減らしたい場合は、会計ソフトや管理組合向けの会計支援サービスを比較する方法があります。利用前には、現在の会計資料、科目、管理会社との役割分担を整理しておくと検討しやすくなります。