最終更新: 2026年6月28日
管理組合の不正・横領事案の多くは、通帳と印鑑が同一人物の手に渡ったことが起点になっています。分離保管は管理組合の財務を守る最も基本的な対策です。
通帳は会計担当理事、銀行印は理事長（または別の理事）が別々に保管するのが基本です。どちらか一方だけでは出金できない体制を作ることで、不正リスクを大幅に下げることができます。管理規約または細則に保管ルールを明記しておくと、担当者が変わっても体制が維持されます。
管理組合の横領・不正事案では、通帳と印鑑を同一人物（理事長・会計担当・管理会社担当者など）が単独で管理していたケースが多く報告されています。1人が両方を持つと、第三者のチェックなしに自由に出金ができてしまいます。
財務管理の基本は「1人の人間が完結できる手続きを作らない」ことです。通帳と印鑑を別々の人が保管することで、出金に2人の関与が必要になり、不正の抑止と早期発見につながります。
管理会社が出納業務を担っている場合でも、通帳の原本は管理組合が保管し、管理会社には収納専用口座（プール口座）を使用させる方法が推奨されます。管理会社の出納業務の状況は定期的に確認しましょう。
通帳・印鑑はそれぞれ施錠可能な金庫またはキャビネットに保管します。管理員室に保管する場合は管理会社との役割・権限を明確にしてください。
「通帳は会計担当理事、銀行印は理事長が保管する」旨を管理規約または経理細則に明記することで、担当者が交代しても体制が維持されます。口頭の申し合わせだけでは担当者が変わると形骸化するリスクがあります。
Q：管理会社が通帳・印鑑両方を保管しています。問題ありますか？
A：管理組合の財務を管理会社が単独管理する体制は不正リスクが高まります。少なくとも通帳の原本は管理組合が保管し、管理会社には写しを提供する体制に改善することをお勧めします。
Q：理事長1人が通帳も印鑑も持っている場合はどうすればよいですか？
A：早急に体制を見直し、通帳と印鑑の保管者を分離してください。次の理事会または総会で分離保管のルールを決議することをお勧めします。
Q：通帳の記帳確認はどのくらいの頻度で行うべきですか？
A：月1回以上、通帳の入出金明細を確認し、収支報告と照合することが望ましいです。会計担当と理事長が合同で確認する仕組みを作るとさらに安全です。
この内容を理事会で扱うときは、最初から結論を急がず、現在の管理規約、過去の総会決議、管理会社からの報告資料を並べて確認します。費用や手続きが関係する場合は、見積書、契約書、議事録、住民への通知方法を分けて整理すると、後から経緯を追いやすくなります。
また、理事長や一部の理事だけで抱え込まず、確認事項、未決事項、次回までの宿題を一覧にして共有することが大切です。専門的な判断が必要な場面では、管理会社、マンション管理士、税理士、弁護士などに確認する余地を残しておくと、無理な断定を避けられます。
通帳と印鑑の分離保管は管理組合の財務不正を防ぐ基本対策です。会計担当と理事長が別々に保管する体制を構築し、保管ルールを規約・細則に明記することで、担当者が変わっても安全な体制を維持できます。月次の入出金確認もあわせて習慣化しましょう。