最終更新: 2026年6月28日
理事が理事会を何度も欠席しても特に連絡もない。どこまで許容すべきか、どう対応すればよいか悩む理事長・管理組合は少なくありません。
欠席回数の基準は法律では定められておらず、管理規約・細則の定めによります。一般的には「連続3回以上の無断欠席」を問題と判断する管理組合が多く、規約に解任規定がある場合はその手続きに従います。まず規約を確認し、当該理事への連絡・確認から始めるのが実務の基本です。
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理事会は管理規約で定められた定足数を満たさないと議決ができません。欠席者が多いと定足数割れが生じ、重要事項を決定できなくなります。特に理事の人数が少ないマンションでは1〜2名の欠席でも影響が出ます。
たとえば理事5名で過半数出席が必要な運用なら、3名出席で成立します。2名が継続欠席し、さらに1名が急用で欠席すると、理事会を開いても決議できない状態になります。管理会社変更、大規模修繕、滞納対応、緊急修繕など期限のある議題では、定足数割れがそのまま管理不全につながることがあります。
担当業務を持つ理事が継続して欠席すると、その業務が滞ります。引き継ぎなしに長期欠席が続くと管理組合全体の運営に支障をきたす場合があります。
欠席そのものより問題になるのは、連絡がない、資料を見ていない、担当業務の状況が共有されない、議案への賛否確認ができないといった状態です。会計担当が欠席すれば月次収支の確認が遅れ、修繕担当が欠席すれば見積比較や現地確認が進まないことがあります。欠席回数だけでなく、役割への影響を記録することが実務上の判断材料になります。
多くの管理規約には「正当な理由なく連続して○回欠席した場合、理事会の決議により解任できる」といった規定があります。回数は3回・6か月など管理組合によって異なります。まず自組合の規約を確認してください。
規約を読むときは、欠席回数だけでなく、誰が解任できるか、本人への通知が必要か、後任をどのように選ぶかを確認します。理事会決議で足りるのか、総会決議が必要なのか、補欠理事の定めがあるのかで手順が変わります。規約に明確な規定がない場合は、過去の運用や標準管理規約を参考にしつつ、管理会社や専門家へ確認する余地があります。
規約によっては代理出席や書面による議決権行使を認めている場合があります。欠席が続く理事に対してこれらの方法を案内することも一つの対応です。
代理出席やオンライン参加を認めるかは、規約・細則と理事会運営ルールで確認します。理事本人の出席を前提にしているマンションでは、家族や代理人が出ても議決に参加できない場合があります。オンライン参加を使う場合も、本人確認、資料共有、発言記録、議事録への出席扱いを決めておくと、後から決議の有効性を説明しやすくなります。
まず当該理事に連絡を取り、欠席理由と今後の見通しを確認します。体調不良・家庭事情など正当な事情がある場合は、任期中の対応方針を相談します。
連絡は、電話、メール、書面投函など複数の手段で行い、連絡日、方法、回答内容を記録します。最初から責める文面にせず、「今後の理事会運営に必要なため、出席可能な曜日や担当業務の状況を確認したい」という形にすると、事情を聞き取りやすくなります。本人に事情がある場合は、担当業務の一時引き継ぎや会議方法の調整を検討します。
連絡がとれない・改善が見られない場合は、書面（内容証明でなくても可）で状況を通知し、返答を求めます。記録として残すことが重要です。
通知書には、これまでの欠席日、連絡状況、規約上の確認事項、返答期限、今後の対応予定を簡潔に記載します。欠席理由を問い詰めるより、理事として継続できるか、担当業務を引き継ぐ必要があるか、辞任の意向があるかを確認します。通知書の控え、投函日、郵送記録を残しておくと、後任選任や解任手続きへ進む場合の説明資料になります。
規約の要件を満たす場合、理事会決議または総会決議により解任の手続きを進めます。解任後の後任選出方法も規約で確認してください。
解任を検討する前に、欠席が正当な理由によるものか、本人へ連絡機会を設けたか、代替参加の方法を案内したかを確認します。手続きに進む場合は、議案名、根拠条文、これまでの経過、後任候補、引き継ぐ担当業務を整理します。感情的な議論にしないため、議事録には評価や推測ではなく、欠席日、通知日、回答有無、決議内容を客観的に残します。
後任を選ぶ場合は、補欠理事の有無、輪番表の次順位者、臨時総会の要否、任期の残り期間を確認します。欠席していた理事が担当していた資料や鍵、会計書類、メールアカウントがある場合は、後任選任と同時に引き継ぎ方法を決めます。役員交代だけを決めても、担当業務の資料が戻らなければ運営上の支障が残るためです。
Q：理事が無断で半年間欠席しています。すぐに解任できますか？
A：管理規約に解任規定があり要件を満たしている場合は手続きを進められます。規約に定めがない場合は総会での決議が必要になることが多いです。
Q：欠席理事の担当業務はどうすればよいですか？
A：他の理事や管理会社に一時的に引き継ぐか、後任が決まるまで理事長が暫定的に担当するのが一般的です。
Q：欠席理事を解任した後、後任はどう選べばよいですか？
A：管理規約の補欠選任規定に従います。規約に定めがない場合は臨時総会を開いて選任するケースが多いです。詳しくは理事の任期途中の交代方法をご覧ください。
Q：欠席が多い理事に議事録や資料を送り続ける必要はありますか？
A：在任中の理事である限り、理事会資料や決定事項を共有する運用が基本です。ただし連絡が取れない場合は、送付方法、送付日、返答の有無を記録します。情報共有を続けた事実を残しておくと、後に解任や後任選任を検討する際の経過説明がしやすくなります。
Q：欠席が多い理事の担当業務はいつ引き継げばよいですか？
A：次回出席を待つだけで業務が止まる場合は、理事会で暫定担当を決めます。鍵、資料、会計書類、業者連絡など期限のあるものは、本人への連絡履歴を残したうえで早めに引き継ぎ方法を確認します。
理事会の欠席問題は、回数だけで判断せず、定足数への影響、担当業務の停滞、連絡の有無、規約上の手続きを分けて確認します。対応は「規約確認→連絡・確認→書面通知→必要に応じた解任または後任選任」の順で進め、欠席日、連絡履歴、回答内容、決議内容を客観的に残します。早めに事情を把握し、可能な参加方法や担当変更を検討することが、管理組合運営の混乱を抑える実務上のポイントです。