理事会を開いたものの、出席者が少なくて決議できるのか不安になることがあります。定足数の確認は地味ですが、後日の説明や議事録作成に関わる重要な作業です。
理事会の定足数は、管理規約や細則に定められた「会議を成立させるために必要な出席数」です。開催前に理事の総数、出席予定者、委任やオンライン参加の扱いを確認し、議事録にも出席状況を残します。
定足数とは、会議を成立させるために必要な出席者数のことです。理事会で議題を話し合っても、定足数を満たしていない場合、正式な決議として扱いにくくなることがあります。
管理組合の理事会では、管理規約や細則に、理事の何名以上で成立するかが定められている場合があります。標準的な考え方はありますが、実際の扱いは各マンションの規約によって異なります。
まず確認するのは、理事の総数です。理事長、副理事長、会計担当、監事などの役職がありますが、監事を定足数に含めるかどうかは規約の書き方によります。役職名だけで判断せず、規約の条文を確認します。
定足数を確認するときは、実際に会議に出席する理事の人数を数えます。対面出席のほか、オンライン参加、書面参加、代理出席、委任状の扱いが問題になることがあります。
オンライン参加を認める運用がある場合でも、議事に参加できる状態か、本人確認ができるか、議決時に意思表示できるかを確認します。書面や委任状を定足数に含めるかは、規約や理事会運用によって扱いが分かれます。
欠席者が多い場合は、開催前に出席予定を確認し、定足数に届かない見込みなら日程変更を検討します。無理に開催しても、重要な議案を決められない可能性があります。
出席確認は、会議当日の受付だけでなく、開催案内を出す段階から行うと安定します。特に理事の人数が少ないマンションでは、一人の欠席で定足数に影響することがあります。予定が変わりやすい理事がいる場合は、予備日を設定する、重要議案を次回に回す条件を決めるなど、事前の段取りが役立ちます。
定足数を満たしていることと、議案が可決されることは別の話です。会議が成立していても、議決に必要な賛成数を満たさなければ決定できない議案があります。
理事会の通常議案は、出席理事の過半数などのルールが置かれることがあります。ただし、管理規約の改正や大きな費用を伴う事項などは、理事会だけで決められず、総会議案として扱う必要がある場合があります。
そのため、理事会では「今日決められる事項か」「総会に出すための審議か」を分けて整理します。議事録にも、審議事項、決議事項、次回確認事項を分けて書くと、後で見返しやすくなります。
理事会が終わったら、議事録に開催日時、場所、出席理事、欠席理事、監事の出席有無、定足数を満たしている旨を記録します。オンライン参加者がいる場合は、その参加方法も記載しておくと確認しやすくなります。
定足数に関する記録があいまいだと、後で「その決議は有効だったのか」と疑問が出ることがあります。特に工事発注、予算使用、総会議案の決定などは、出席状況を丁寧に残します。
理事会のたびに同じ確認をするのは手間に感じますが、チェック欄を議事録テンプレートに入れておけば負担は小さくなります。引き継ぎ時にも役立ちます。
また、途中退席者がいる場合は、どの議案の時点で出席していたかを簡単に残すと確認しやすくなります。すべての議案で同じ出席者とは限らないため、重要議案では採決時の人数を議事録に書く運用が有効です。
理事会の定足数は、会議成立の前提となる出席者数です。理事の総数、出席者の扱い、議決に必要な数を確認し、議事録に出席状況を残すことで、管理組合の意思決定を説明しやすくなります。