最終更新: 2026年6月21日
総会に出席できないとき、「議決権行使書に何を書けばよいのか」「白紙で出してよいのか」と迷うことがあります。初めて理事や区分所有者として総会資料を受け取った人ほど、委任状との違いも分かりにくいものです。
議決権行使書は、総会の各議案に対して賛成・反対などの意思を事前に示す書類です。書き方は難しくありませんが、議案ごとの意思表示、部屋番号や氏名欄、提出期限を落ち着いて確認することが大切です。
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管理組合の総会では、区分所有者が議案に対して意思表示を行います。総会に出席できない場合でも、議決権行使書を提出することで、議案への賛否を事前に示すことができます。
委任状は、議決権の行使を議長や代理人に任せる性格が強い書類です。一方、議決権行使書は、自分で各議案の賛否を選ぶ書類です。どちらを使うかは、総会案内や管理規約、管理組合の運用によって異なるため、案内文を確認してから記入します。
議案が複数ある場合は、第1号議案、第2号議案という形で分かれていることが一般的です。すべて同じ判断にするのではなく、議案ごとに内容を読み、分からない議案は資料の説明部分を確認します。
議決権行使書では、多くの場合、各議案の横に「賛成」「反対」などの欄があります。該当する欄に丸を付ける、チェックを入れるなど、書式に従って記入します。
注意したいのは、記入漏れです。議案が5つあるのに3つしか印がない場合、その部分の扱いが不明確になることがあります。管理組合によって処理方法は異なるため、判断があいまいにならないよう、各議案を一つずつ確認します。
また、余白に長い意見を書いても、議案への賛否として集計されるとは限りません。意見を伝えたい場合は、議決権行使書とは別に質問書や意見書の提出方法が案内されていないか確認すると整理しやすくなります。
議案の賛否だけでなく、誰が提出した書類か分かる情報も重要です。部屋番号、氏名、日付、押印欄がある場合は、漏れがないか確認します。
共有名義の住戸では、代表者の扱いや署名方法が管理規約・細則で定められていることがあります。家族内で記入する場合でも、誰の議決権として提出するのかを確認しておくと、後で混乱しにくくなります。
提出期限も見落としやすい項目です。総会当日までに届けばよいとは限らず、集計の都合で前日や数日前に設定されることがあります。ポスト投函、管理員室への提出、郵送など、提出方法も案内に従います。
議案内容が分からないまま記入すると、後で「思っていた内容と違った」と感じることがあります。修繕工事、予算、規約変更など金額や権利に関わる議案は、資料の本文・別紙・見積書などを合わせて確認します。
それでも分からない場合は、総会前に理事会や管理会社へ質問する運用が一般的です。質問の期限が案内されている場合もあるため、余裕を持って確認します。議決権行使書は単なる出欠確認ではなく、管理組合の意思決定に関わる書類として扱うと、記入ミスを減らせます。
議決権行使書は、総会に出席できない区分所有者が議案ごとに意思表示するための書類です。賛否欄、部屋番号、氏名、提出期限を確認し、分からない議案は事前に質問する流れにすると実務上扱いやすくなります。
総会資料を受け取ったら、議案番号、議案名、賛成・反対の選択欄、提出期限、提出先を確認します。複数議案がある場合、全議案に同じ判断をするとは限りません。管理会社変更、大規模修繕、予算案、役員選任など、議案ごとに判断材料が違うため、議案書の該当ページを見ながら記入します。
記入時のチェック項目は、部屋番号、氏名、押印または署名、日付、議案ごとの賛否、訂正方法です。夫婦や共有名義の場合は、議決権者として誰が記入するかを管理規約や総会案内で確認します。訂正する場合は、二重線と訂正印など、案内に書かれた方法に従うと集計時の混乱を減らせます。
理事会側で様式を作る場合は、「第1号議案 収支決算承認の件」のように、議案書と同じ名称を使います。賛成・反対欄の横に短い説明を書き込みすぎると読みにくくなるため、詳細は議案書に寄せ、行使書は意思表示に集中した形にします。委任状との違い、両方が提出された場合の扱い、提出後の差し替え可否、期限後到着分の扱いも事前に決めておきます。
集計表には、住戸番号、議決権数、出席、委任状、議決権行使書、各議案の賛否を分けて記録します。普通決議と特別決議では必要な要件が異なるため、議案ごとに判定欄を用意します。総会後は原本を議事録や総会資料と一緒に保管し、次年度の総会準備では、回収率や記入ミスの多かった箇所を見直して様式改善につなげます。
提出期限は、総会当日の集計時間から逆算して設定します。郵送、管理員室投函、メール提出など複数の提出方法を認める場合は、受付締切と到着確認の方法を案内文に書きます。期限ぎりぎりに提出が集中すると、集計ミスが起きやすくなるため、理事会と管理会社で受付担当を決めておきます。
無効になりやすい例として、署名漏れ、部屋番号漏れ、賛否の両方に印がある、議案番号と賛否欄がずれている、委任状と議決権行使書の両方が出ている、提出者が議決権者と一致しない、などがあります。総会前に不備を確認できる運用なら、提出者へ差し戻す期限も決めます。
総会当日は、出席者、委任状、議決権行使書を合算して成立要件を確認します。議案ごとの賛否集計は、普通決議と特別決議で判定基準が異なるため、集計表の列を分けます。閉会後は、集計表、原本、議事録を照合し、後日閲覧請求があっても説明できる状態にしておきます。
議決権行使書の様式には、提出者が迷わないよう記入例を添えると効果があります。賛成・反対欄の付け方、訂正方法、提出期限、複数議案がある場合の記入方法を一枚で示します。高齢の区分所有者が多いマンションでは、文字サイズや余白も実務上の重要な要素です。
理事会側の保管では、原本と集計表の対応関係を残します。後から「自分の票がどう扱われたか」と確認された場合、個人情報に配慮しながら説明できるよう、受付番号や住戸番号で整理します。総会当日の手元資料と保管用資料を混同しないことも大切です。
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